Por: Abogada Gabriela Valencia Rangel
El 1 de abril del 2024 fue la fecha límite para que las empresas presentarán su declaración anual ante el SAT respecto del ejercicio fiscal 2023, esa fecha marca el inicio de diversas obligaciones para las empresas, como: la preparación de la Asamblea Anual, reparto de utilidades, entre otras.
Las empresas tienen la obligación de reunirse por lo menos una vez al año dentro de los primeros cuatro meses que sigan a la clausura del ejercicio social en el domicilio social (artículo 181 de la Ley General de Sociedades Mercantiles), la finalidad de esta asamblea es discutir, aprobar o modificar el informe de los administradores sobre la situación financiera de la empresa, el administrador debe preparar el informe y presentarlo ante la asamblea para dar a conocer los resultados financieros de la misma y las políticas que siguió para el ejercicio fiscal anterior. El informe debe contener una interpretación de los estados financieros y las razones por las cuales la empresa concluyó el ejercicio fiscal con pérdidas o, en su caso, con utilidades, esta información se puede obtener de la declaración anual que nos comparte el contador, ya que en ella se establece la utilidad o pérdida del ejercicio anterior.
Adicional a esto, el comisario de la sociedad (órgano de vigilancia) debe elaborar un informe, en el cual, manifiesta su opinión acerca del informe del administrador y de las políticas financieras. Este informe forma parte de una buena práctica que deben tener las empresas para transparentar sus informes financieros.
El conocer la situación financiera de la empresa permite la toma de decisión para decretar dividendos a favor de los accionistas, en caso de hacer obtenido utilidades en la declaración anual.
Otra finalidad de esta asamblea anual es ratificar, remover o realizar nuevos nombramientos de administradores o comisario para favorecer el desarrollo de la empresa con nuevos administradores, teniendo la oportunidad, en la asamblea, de autorizar o ratificar el pago de emolumentos a favor de los administradores, esto también tiene que ver si la empresa obtuvo utilidades.
Las asambleas anuales se deben inscribir en el libro corporativo respectivo, y, en caso de que en dicha asamblea se consignen operaciones con efectos fiscales (capitalización de pasivos, disolución y liquidación de la empresa, entre otras.), deberán protocolizarse ante fedatario público para adquirir fecha cierta, ya que, en virtud de una jurisprudencia de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, los documentos privados sin fecha cierta no son suficientes para sustentar operaciones fiscales.
De acuerdo con el Código Civil, cuando se trata de un documento privado, tiene fecha cierta:
1) desde el día que se inscriba en el Registro Público,
2) desde la muerte de cualquiera de los que firman,
3) desde la fecha en que se entregue a un funcionario público por razón de su oficio.
La asamblea anual te permite tener mayor control de la información financiera y favorecerá a la toma de decisiones legales, contables y fiscales; con ello, podrás hacerle frente a alguna revisión que tengas por parte de una autoridad; como puede ser el Servicio de Administración Tributaria, la Secretaría de Economía o cualquier otra. Siempre será mejor prevenir cualquier contingencia legal que se puede presentar y dará tranquilidad a los accionistas, administradores y operativos. ¿tu empresa tuvo pérdidas o utilidades?
